Espoon Kirjailijat – Esbo Författare ry:n säännöt
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Espoon Kirjailijat – Esbo Författare ry ja sen kotipaikka on Espoon kaupunki.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on
- toimia espoolaisten kirjailijoiden ammatillisena yhdyssiteenä,
- valvoa heidän yleisiä ja yhteisiä, taloudellisia ja ammatillisia etujaan,
- työskennellä kirjailijoiden ajanmukaisen kunnallisen, alueellisen ja valtiollisen palkinto-, apuraha-, palkkio- ja palkkajärjestelmän sekä vastaavan avustusjärjestelmän kehittämiseksi iäkkäille, sairaille tai muista syistä vaikeuksiin joutuneille kirjailijoille,
- työskennellä Espoon kaupungissa kirjailijain ja asukkaiden välisen vuorovaikutuksen lisäämiseksi, kirjallisuuden harrastuksen edistämiseksi sekä
- edistää espoolaista kulttuuria sen eri muodoissa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys
- järjestää kokouksia, matineoita ja kirjallisia tapahtumia sekä erilaisia yleisötilaisuuksia,
- tekee esityksiä ja aloitteita alan kehittämiseksi,
- jakaa mahdollisuuksiensa mukaan palkintoja, apurahoja ja avustuksia jäsenilleen,
- osallistuu kansallisiin ja kansainvälisiin taidetapahtumiin sekä
- harjoittaa yhteistoimintaa Espoon ystävyyskaupunkien ja muiden sidosryhmiensä kanssa.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi tarvittaessa panna toimeen keräyksiä sekä ottaa vastaan lahjoituksia, apurahoja ja jälkisäädöksiä.
3. Jäsenet
Yhdistyksen jäseniksi ovat oikeutettuja pääsemään Espoossa asuvat Suomen Kirjailijaliiton, Suomen Näytelmäkirjailijaliiton, Suomen Nuorisokirjailijoiden, Finlands Svenska Författarföreningenin ja Suomen Tietokirjailijat ry:n jäsenet.
Hallituksella on oikeus ottaa yhdistyksen jäseniksi myös muita omia teoksia julkaisseita kirjailijoita, jolloin ratkaisevana jäsenyyskriteerinä olkoon näiden kirjallisen tuotannon laatu ja merkitys.
Jäsenet hyväksyy kirjallisesta hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
Yhdistyksellä on oikeus kutsua kunniajäseniä, mistä päätös on tehtävä yhdistyksen kokouksessa. Kunniajäsen voi olla yhdistyksen hallituksen jäsen. Kunniajäseniltä ei peritä jäsenmaksuja, ja saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5. Liittymis- ja jäsenmaksu
Jäseniltä perittävän mahdollisen liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää syyskokous.
6. Hallitus
Yhdistyksen toimintaa johtaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valittu puheenjohtaja ja kuudesta (6) kymmeneen (10) muuta varsinaista jäsentä.
Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Yhdistyksen apurahojen, palkintojen ja kunniamainintojen jaosta päättää hallitus.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.
8. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.
9. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään kymmenen vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetulla kirjeellä, yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä tai sähköpostitse.
11. Varsinaiset kokoukset
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus,
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa,
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus,
- hyväksytään kokouksen työjärjestys,
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto,
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille sekä
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus,
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa,
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus,
- hyväksytään kokouksen työjärjesteys,
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle,
- valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet,
- valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat sekä
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle vähintään kolme viikkoa ennen kokousta, jotta asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat espoolaista kulttuuria edistävään tarkoitukseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
Yhdistyksen sääntömääräisen syyskokouksen
Espoossa 24.11.2008 yksimielisesti hyväksymät